Lohnbuchhaltung im Aargau: Pflichten für Arbeitgeber und worauf Sie beim Auslagern achten

Das Wichtigste in Kürze

• Wer Mitarbeitende beschäftigt, rechnet Löhne, Sozialversicherungen und allenfalls die Quellensteuer ab – jeden Monat und am Jahresende.
• Die Lohnbescheinigung für die Ausgleichskasse ist jeweils bis Ende Januar fällig.
• Fehler entstehen meist bei Eintritten, Mutationen und der Quellensteuer.
• Beim Auslagern zählen Erfahrung mit der Quellensteuer, eine Swissdec-zertifizierte Software, klare Preise und eine feste Ansprechperson.

Was zur Lohnbuchhaltung gehört

• Lohnabrechnung: Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter, meist monatlich.
• AHV, IV, EO und ALV: Die Beiträge teilen sich Arbeitgeber und Mitarbeitende. Abgerechnet wird mit der Ausgleichskasse, der die Firma angeschlossen ist, im Aargau oft mit der SVA Aargau.
• Familienzulagen: Der Arbeitgeber zahlt sie mit dem Lohn aus und rechnet sie mit der Familienausgleichskasse ab.
• Berufliche Vorsorge (BVG): Mitarbeitende ab einem bestimmten Jahreslohn sind bei der Pensionskasse zu versichern.
• Unfallversicherung (UVG): obligatorisch für alle Angestellten, dazu häufig eine Krankentaggeldversicherung.
• Quellensteuer: Bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden zieht der Arbeitgeber die Steuer vom Lohn ab und rechnet sie mit dem Kanton ab.
• Lohnausweis: Am Jahresende erhält jede Person einen Lohnausweis für ihre Steuererklärung.

Die wichtigsten Termine

Häufige Fehler

• Neue Mitarbeitende werden zu spät angemeldet, besonders bei der Pensionskasse und für die Quellensteuer.
• Mutationen gehen vergessen: eine Lohnerhöhung, ein geändertes Pensum oder eine Heirat, die den Quellensteuertarif verändert.
• Falscher Quellensteuertarif: Der Tarif hängt unter anderem von Zivilstand, Kindern und dem Einkommen des Partners ab.
• Spesen und Geschäftsauto werden im Lohnausweis nicht korrekt ausgewiesen.
• Die Lohnsumme stimmt nicht mit der Lohnbescheinigung an die Ausgleichskasse überein. Das fällt spätestens bei einer Arbeitgeberkontrolle auf.

Lohnadministration extern vergeben: Worauf Sie bei Anbietern achten sollten

1. Erfahrung mit der Quellensteuer. Gerade bei Mitarbeitenden aus dem Ausland entstehen die meisten Fehler. Fragen Sie nach, wie viele quellensteuerpflichtige Personen der Anbieter betreut.
2. Swissdec-zertifizierte Lohnsoftware. Damit gehen die Lohndaten elektronisch an Ausgleichskasse, Versicherungen und Steuerverwaltung – ohne Abtippen und mit weniger Fehlern.
3. Klare Preise. Seriöse Anbieter nennen Preise für die Einrichtung, pro Lohnabrechnung, für Mutationen und für den Jahresabschluss. Fragen Sie, was nicht enthalten ist.
4. Feste Termine. Vereinbaren Sie, bis wann die Abrechnungen vor dem Zahltag vorliegen, und wer bei Ferien oder Krankheit einspringt.
5. Datenschutz. Lohndaten sind besonders sensibel. Klären Sie, wo die Daten gespeichert sind und wer Zugriff hat.
6. Eine feste Ansprechperson, die Ihre Firma und Ihre Mitarbeitenden kennt.

Was es kostet

Bei uns bezahlen Sie einmalig CHF 490 für die Einrichtung Ihrer Firma und CHF 150 pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter. Jede Lohnabrechnung kostet CHF 50, der Jahresabschluss mit Lohnausweis CHF 150 pro Person. Alle Preise verstehen sich zuzüglich MWST. Die Details finden Sie auf der Seite Lohnbuchhaltung.

So unterstützen wir Sie

Wir übernehmen die ganze Lohnadministration: Anmeldungen, monatliche Abrechnungen, Quellensteuer, Lohnbescheinigung und Lohnausweise. Sie melden uns nur Änderungen. Unser Büro in Oftringen betreut Firmen im Aargau und in der ganzen Deutschschweiz.

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Quellen

• SVA Aargau – Informationen für Arbeitgebende
• Swissdec – elektronische Lohnmeldung